رعى سعادة سعود بن سالم البلوشي وكيل وزارة التربية والتعليم للتخطيط التربوي وتنمية الموارد البشرية صباح أمس بفندق هوليداي مسقط أعمال الدورة التدريبية للعاملين باللجان الوطنية العربية للتربية والثقافة والعلوم حول "التصرف الألكتروني في الوثائق والارشيف" وذلك بمشاركة ممثلي اللجان الوطنية العربية المعنيين بالتوثيق والأرشفة ، والذي تنظمه اللجنة الوطنية العمانية للتربية والثقافة والعلوم بالتعاون مع المنظمة العربية للتربية والثقافة والعلوم (الألكسو) وتستمر لمدة أربعة أيام. تهدف الدورة إلى تنمية مهارات العاملين باللجان الوطنية حول آلية إرساء منظومة إلكترونية للتصرف في الوثائق والأرشيف والتي ترتكز على التصرف في الدورة الكاملة التي تمر بها الوثيقة الإدارية منذ نشأتها في الإدارة وطريقة التعامل معها وحفظها وأرشفتها، وكيفية تجنب تكدس الوثائق في الأقسام الادارية للمؤسسات والطرق المثلى لتصنيفها على حسب أهميتها والغاية من إنشائها، وأهمية إتخاذ القرار المناسب لمصير الوثيقة النهائي سواء الحفظ الانتقالي ثم الحفظ الدائم أو الإتلاف،كما تهدف الدورة أيضا إلى تكوين تراث أرشيفي يسهل البحث العلمي ويكون سندا للذاكرة الوطنية. دور اللجان الوطنية في الوثائق والأرشيف تضمنت الجلسة الإفتتاحية على كلمة المنظمة العربية للتربية والثقافة والعلوم ألقاها أمين الدهماني المسؤول عن اللجان الوطنية بالمنظمة العربية للتربية والثقافة نقل فيها تهاني معالي المدير العام وجميع العاملين بالمنظمة العربية للتربية والثقافة والعلوم بمناسبة مرور أربعين عاما على إنشائها كما أشاد بالتعاون الايجابي والنموذجي القائم بين اللجنة العمانية الموقرة والمنظمة العربية كما نوه أيضا بالدعم الذي تلقاه المنظمة العربية من قبل السلطنة بفضل التوجيهات السامية لحضرة صاحب الجلالة السلطان قابوس بن سعيد المعظم.وحول هذه الدورة قال:" لقد حفل برنامج هذه الدورة ببرنامج تدريبي متميّز حول التصرف الإلكتروني في الوثائق والأرشيف وباعتبار أنّ التصرف في أرشيف الإدارة يمثّل جزءا هاما من النظام المعلوماتي، خاصة وأنّه يلعب دورا هاما في اتخاذ القرارات الإدارية وتنفيذها ومراقبتها بالنسبة لنشاط الإدارت، ويمثل سندا للأنشطة العلمية والأدبية والفنية بالنسبة للمؤسسات المختصة في البحث العلمي والأدبي، وجب الاعتناء بتنظيمه داخل المكاتب باعتباره أرشيفا جاريا والسهر على حفظه باعتباره أرشيفا وسيطا وإيلاء الأهمية اللازمة لكل العمليات المتعلقة به من جرد وتحويل وإتلاف وترحيل، وذلك لمدى أهمية هذه العمليات حيث أنّ في حسن إنجازها ضمان لحسن استغلاله في تسيير الإدارة" كما أضاف :" وانطلاقا من هذا الموقع الذي تحتله اللجان الوطنية، واعتبارا لدور الشريك الرئيس الذي تنهض به، وحرصا على المزيد من النجاعة في عملها، فقد آلت المنظمة على نفسها، عقد الدورات التدريبية لفائدة العاملين في اللجان الوطنية، مراعين في ذلك التجديد في المضامين ومواكبة مستجدات العصر، بحيث ركزت الدورات الأخيرة على الموضوعات المتعلقة بوسائل الإعلام والاتصال الحديثة والإحصاء" واختتم كلمته بثقته بالإعداد الجيد الذي يهيء لهذه الدورة أسباب نجاحها ويمكن المشاركين من الاستفادة القصوى مما سيعرض عليهم من معارف وخبرات". استثمار التكنولوجيا كما تضمنت الجلسة الإفتتاحية أيضا كلمة اللجنة الوطنية العمانية للتربية والثقافة والعلوم ألقاها محمد بن سليم اليعقوبي أمين اللجنة الوطنية العمانية للتربية والثقافة والعلوم قال فيها:" :" مجال التوثيق والأرشفة كان ولا يزال ذو أهمية بالغة في تيسير الوصول إلى المعلومة سواء كان ذلك لاتخاذ القرارات الإدارية أو لأغراض البحث العلمي ، أو لسائر الأغراض الأخرى، لذا تسعى الدول والمؤسسات المختلفة إلى تطوير مجالات التوثيق والأرشفة وفق أسس علمية سليمة إضافة إلى رفع مستوى المهارات لدى العاملين في هذا المجال، لا سيما في ظل الحكومة الالكترونية والتقدم التكنولوجي المتسارع الذي يشهده عالمنا المعاصر في مختلف مجالات الحياة ". وأضاف أيضا :"ينبغي علينا أن نستثمر هذا التقدم التكنولوجي بمؤسساتنا فيما يحقق لنا أهدافنا التي نصبوا إليها وبما يؤدي إلى تبسيط الإجراءات، وسهولة إنجاز المعاملات، وتوفير الوقت في عملية البحث، وتوفير المال الذي يهدر من جراء الحفظ بالطرق التقليدية سواء كان ذلك في استهلاك الورق أو تخصيص المباني والأماكن المناسبة للوثائق". هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وحول أهمية إنشاء هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية قال:" تتجسد رؤية الهيئة في إرساء نظام وثائقي مبني على أسس علمية يسهم في تنظيم إدارة الوثائق بالجهات الحكومية ويعمل على تطوير مجال الوثائق والنهوض به والعمل على حسن استغلال وتشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري والفني، ومواكبة للتوجهات الحكومية في هذا الصدد؛ فقد حرصت اللجنة الوطنية العمانية للتربية والثقافة والعلوم على اتباع أحدث الطرق في مجال حفظ وأرشفة الوثائق من خلال نظام المراسلات الإلكتروني الذي يوفر إمكانية الرجوع للوثائق في أي وقت وبكل سهولة ويسر ، كما تحرص اللجنة على تدريب كوادرها من المعنيين بحفظ الوثائق وأرشفتها من خلال الدورات التدريبية وورش العمل التي تقام داخل السلطنة". آليات وطنية في التوثيق والأرشيف عقب ذلك أدارت الدكتورة يسرى الصغير خبيرة المنظمة العربية للتربية والثقافة والعلوم و المشرفة على تنفيذ هذه الدورة التدريبية محور اليوم الأول الذي تضمن آليات إرساء سياسة وطنية للتصرف في الوثائق والأرشيف ، تطرقت من خلاله لعرض كيفية سن النصوص التشريعية الأرشيفية ، وإرساء الهياكل المختصة وتكوين المختصين ، كما عرضت أيضا إرساء البرامج الوطنية الخاصة بالأرشيف . محاور الدورة جدير بالذكر أن الدورة تتضمن على أربعة محاور متوزعة على مدار أربعة أيام متواصلة ،وهي على التوالي محور آليات إرساء سياسة وطنية للتصرف في الوثائق والأرشيف ، ومحور إعداد الأدوات الارشيفية ،كما سيكون في اليوم الثالث محور التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات ، أما المحور الأخير آلية إرساء نظام إلكتروني للتصرف في الوثائق والمعلومات . كتب / بدر الجابري تصوير / محمد العبري